Часті питання про подання заявок для участі в конкурсах Програми «Горизонт Європа»

Проєктна заявка має включати детальну інформацію про всіх партнерів консорціуму, опис цілей, коротко- та довгострокових результатів, пропонування реальних рішень у своїй сфері. Тож на підготовку цілісної і якісної проєктної заявки важливо виділити достатньо часу. Треба враховувати і час на процеси взаємодії між партнерами, узгодження завдань, плану виконання та бюджету кожного з партнерів.

Тому, виходячи з кількості координаційної та комунікаційної роботи, для підготовки якісного проєкту в нормальному темпі варто закладати від 4 до 6 місяців.

Якщо ж ви не виступаєте як координатор, то на підготовку ваших матеріалів може піти трохи менше часу.

Процес подання проєктної заявки в рамках Програми «Горизонт Європа» можна описати таким алгоритмом:

1. Вибрати конкурс. Це можна зробити на сторінці Funding & Tenders Portal за напрямом, що найбільше відповідає експертизі та пріоритетам вашої організації. На сторінці є зручне вікно навігації та фільтри, які допоможуть відсортувати потрібні варіанти. Слід детально ознайомитися з умовами конкурсу.
2. Для більшості проєктів потрібно створювати консорціум, тож наступний крок – пошук партнерів. Для цього є спеціальні інструменти на порталі. Також варто використовувати й інші доступні ресурси.
3. Подати проєкт, чи долучитися до написання можна тільки через особистий кабінет, якщо його ще нема – саме час його створити.
4. Кожна організація повинна мати PIC-номер – якщо Ваша організація ще не брала участі в програмах ЄК, то потрібно її зареєструвати. PIC-номер формується автоматично.
5. Останній крок – це власне подання проєктної заявки. Кожен конкурс має своє посилання на подання проєктної заявки, тож не варто витрачати час на пошук єдиного вікна подання. Більше інформації тут.

На порталі ЄК Funding & Tenders Portal є два типи реєстрації: особистий кабінет та реєстраційний номер організації. Особистий кабінет створюється за принципом особистого акаунта, для цього потрібно виконати 5 простих кроків (детальніше тут). Після цього потрібно перевірити, чи ваша організація вже була зареєстрована та має PIC-номер, якщо ні – дієте відповідно до інструкції.

Для реєстрації організації варто мати відомості про дату та орган реєстрації організації. Ці відомості можна отримати з Витягу про державну реєстрацію юридичної особи.

Для подання проєктної заявки РП «Горизонт Європа» у переважній більшості конкурсів не потрібно додавати реєстраційні документи організації.

Пакет документів, що подаються, складається тільки з самої проєктної заявки, що містить Форму А (Адміністративні відомості), Форму В (Описова частина проєктної заявки).

У випадку фінансування за схемою Lump Sum, окремо завантажується бюджет. Для окремих конкурсів може виникати потреба у поданні додаткових форм – тож слід детально ознайомитися з повним описом тематик (topics).

Варто також зазначити, що документи не завантажуються окремо кожним партнером, а тільки координатором проєкту. Партнери беруть участь у підготовці Форми В та є відповідальні за внесення відомостей і підтвердження Форми А організації.

Оптимальний склад консорціуму має забезпечувати можливості для виконання всіх завдань та досягнення очікуваних результатів, які передбачені детальним описом до тематики конкурсу.

В описі тематики (topic) особливу увагу варто звернути на розділи «Очікувані результати» (Expected outcomes) та «Сфера застосування» (Scope). Зазвичай там присутній детальний опис типів організацій, що мають бути залучені до розробки рішень, та які співробітництва в рамках проєкту мають бути налагоджені.

Таким чином, відповідно до поставлених цілей та можливих рішень, консорціум може складатись як із 5-6 партнерів, так і з 20 та більше (особливо це стосується проєктів CSA – Coordination and Support Action).

Умови та порядок участі для українських організацій в конкурсах Програми «Горизонт Європа» є таким же, як і для учасників з інших країн. Україна є асоційованим членом Програми, тож організації з України можуть бути задіяні і в ролі звичайного партнера консорціуму, і в ролі координатора.

Європейська комісія не встановлює обмежень щодо можливості організацій з України бути координатором проєкту.

Єдиною вимогою до організації залишається фактичне розміщення на підконтрольній Україні території. Тобто організація, що бере участь у поданні проєктної заявки та є членом чи координатором консорціуму, не має бути розміщена на окупованих або анексованих територіях.

Грантові заявки оформлюються відповідно до вимог Європейської комісії. Усі правила оформлення та розділи, які має містити проєктна заявка, можна знайти в Standard Application Form (Розділ Templates & Forms – потрібно звернути увагу, що різні типи проєктів мають свої аплікаційні форми). Саме цей документ містить інформацію про необхідні розділи, шрифти, обсяг та інші вимоги, яким мають відповідати проєктні заявки.

Також зверніть увагу, що при підготовці грантової заявки на конкретний конкурс слід заповнювати форму, яка розміщена на сторінці саме цього конкурсу, а не стандартний шаблон.

Проєктна заявка подається у формі, визначеній правилами Програми «Горизонт Європа».

Для того, щоб створити проєктну заявку, координатор проєкту має перейти до сторінки вибраного конкурсу, а саме: до розділу Start submission.

Після того, як сформовано назву проєкту та введено дані апліканта (координатора), він може додати всіх інших учасників (членів консорціуму). Це здійснюється за РІС-номером та електронною адресою контактної особи організацій.

Пам’ятаємо, що проєктна заявка переважно складається з двох частин: форма А (Адміністративна форма) та форма В (Описова частина проєктної заявки). У випадку фінансування за схемою Lump Sum також додається додаток із детальним  бюджетом.

Форма А заповнюється безпосередньо в системі через особистий кабінет на сторінці Funding & Tenders Portal. Частково це відбувається автоматично – завдяки даним, введеним під час реєстрації організації та отримання нею РІС-номера (серед цих даних – назва організації, адреса її реєстрації, організаційно-правова форма тощо).

Також у форму А кожен партнер має внести відомості про окремий підрозділ організації та співробітників, які безпосередньо задіяні в реалізації завдань проєкту.

Вноситься також інформація про дотичні публікації, патенти, раніше виконувані проєкти та іншу релевантну до тематики проєктної заявки інформацію.

Також у формі А потрібно заповнити розділ, що стосується етичних аспектів.

Після внесення всієї необхідної інформації та відміток у необхідні поля потрібно перевірити та схвалити форму А.

Форма В є безпосередньо описовою частиною проєктної заявки – вона заповнюється окремо та додається у форматі PDF.

Важливо пам’ятати, що кожен тип проєкту має своє обмеження на кількість сторінок для форми В. Ті сторінки, що перевищують максимально допустиму кількість, автоматично обрізаються системою та є недоступні експертам для оцінки.

Після внесення всіх необхідних відомостей від усіх партнерів та завантаження форми В координатор подає проєктну заявку.

Основними етапами реалізації проєкту є:

1. Підписання Грантової угоди та Угоди консорціуму. Якщо проєктна заявка успішна і її фінансування отримало схвалення, запускається процес підписання Грантової угоди між ЄК та організацією-координатором. Бенефіціари-члени консорціуму підписують так звану Accession Form. Аби підписати цю форму, організація повинна мати діючу LEAR-особу, яка або самостійно підписує всі документи електронним підписом, або може цю роль делегувати іншій особі.
   Паралельно запускається процес створення та підписання Угоди консорціуму, в якій детально обговорюються права та зобов’язання кожного з членів консорціуму. Після підписання Грантової угоди координатор отримує на свій рахунок авансовий платіж, який він перерозподіляє між партнерами.
2. Власне реалізація проєкту та звітування. Проєкт має реалізуватися відповідно до плану, а звіти та результати проєкту повинні завантажуватися через особистий аккаунт у відповідний «кабінет» проєкту. Описових звітів може бути декілька протягом проєкту, переважно проєкт також має два-три звітні фінансові періоди. Після успішного проходження звітування консорціум отримує другий транш. Щонайменше 10 відсотків бюджету проєкту утримуються до закриття кінцевого фінансового звіту.
3. Фінальне звітування та закриття проєкту. Фінальний звіт містить як описову, так і фінансову частину. Описова частина вноситься до системи окремими документами у PDF-форматі. Фінансова частина звітується безпосередньо через систему.

Детальну інформацію та рекомендації щодо всіх аспектів менеджменту проєкту, починаючи з етапу підписання Грантової угоди до завершення проєкту, можна знайти на сторінці Online Manual в розділі Grants.

Підписання Грантової угоди передбачає забезпечення учасниками доступності відкритого та безкоштовного доступу до рецензованих наукових публікацій, у яких відображені наукові результати виконуваних проєктів.

Це має забезпечуватися відразу з моменту публікації.

Інструментом такого забезпечення є міжнародна публічна ліцензія Creative Commons Attribution – CC BY – або її еквіваленти ( CC BY-NC / CC BY-ND / CC BY-NC-ND);

Таке зобов’язання виникає в момент підписання Грантової угоди і передує будь-якій наступній угоді про публікацію, яку бенефіціари можуть підписувати з науковими видавцями та яка не має суперечити цьому зобов’язанню.

Для отримання додаткової інформації щодо обсягу попередніх зобов’язань, будь ласка, ознайомтеся з анотованою Грантовою угодою (стаття 17).

Практики відкритої науки є частиною наукової методології критерію «excellence», що застосовується при оцінці поданих проєктів. Практики відкритого доступу до напрацьованої інформації та наукових публікацій сприяють зокрема легкому поширенню знань, отриманню нових знань і розвитку галузі дослідження загалом.

Забезпечення відкритого доступу до рецензованих наукових публікацій є обов’язковим у РП «Горизонт Європа».

Треба мати на увазі, що певні видавничі угоди можуть йти всупереч із забезпеченням відкритого доступу до наукових публікацій і виступати порушенням такого попереднього зобов’язання. У таких випадках із боку грантодавця можуть застосовуватися відповідні заходи (наприклад, скорочення гранту).

Як для рецензованого рукопису, прийнятого до публікації, так і для вже опублікованої рецензованої версії пункти угоди, які вважатимуться такими, що СУПЕРЕЧАТЬ практикам відкритого доступу (перелік не вичерпний), можуть бути:

• умови, що передбачають встановлення періодів ембарго, тобто коли відкритий доступ до публікації можливий лише через певний час після моменту її опублікування;
• застосування ліцензій, які не є еквівалентами міжнародної публічної ліцензії Creative Commons Attribution – CC BY (або CC BY-NC / CC BY-ND / CC BY-NC-ND або еквівалентних ліцензій для довготекстових форматів);
• вимога передачі ексклюзивних прав або ліцензій видавцям, які обмежують чи перешкоджають розміщенню публікацій у надійних авторитетних репозиторіях.

Плата за публікацію є прийнятною, але лише при взаємодії з видавництвами, які забезпечують повний відкритий доступ (журнали / книги / платформи, де науковий контент є відкритим і доступним для всіх).

Видавнича плата за книги з відкритим доступом є прийнятною, коли покриває перше цифрове видання книги у відкритому доступі, воно може включати різні формати: PDF, ePub, HTML.

Наступні витрати НЕ є прийнятними:

• витрати на публікації на платформах із гібридним форматом доступу до публікацій, наприклад, журнали чи книги, які не є повністю відкритими;
• будь-які витрати, пов’язані з друком (наприклад, у випадку монографій / інших книг).

Таким чином, у разі прийняття рішення про публікацію у видавництвах, діяльність яких не підпадає повністю під критерії відкритого доступу, необхідно знайти альтернативні фонди для сплати зборів за публікацію.

Варто звернути увагу, що бенефіціари мають можливість безкоштовних публікацій на Open Research Europe – платформі з відкритим доступом від Європейської комісії.