Часті питання на різні теми

План гендерної рівності (Gender Equality Plan, GEP) – це офіційний документ, який встановлює серію зобов’язань і дій для просування гендерної рівності в організації, що забезпечуються шляхом інституційних та культурних змін.

GEP є обов’язковим для державних і приватних дослідницьких організацій, вищих навчальних закладів і державних органів, які подають заявки на фінансування в рамках Програми «Горизонт Європа».

План гендерної рівності має бути цілісним, інклюзивним і всеохоплюючим, стосуватися всієї організації, залучати всіх відповідних зацікавлених сторін та містити комплекс заходів, які можуть реально впливати на питання гендерної рівності у вашій організації.

Так, державні установи, а також науково-дослідні організації та заклади вищої освіти як державні, так і приватні, зобов’язані мати План гендерної рівності (Gender Equality Plan, GEP).

На етапі подання проєктної заявки достатньо задекларувати напрацювання відповідного Плану гендерної рівності в організації. Однак на етапі підписання Грантової угоди (у разі, якщо проєкт відібраний на фінансування), організація вже повинна мати затверджений та чинний План гендерної рівності. Наявність такої угоди є одним із критеріїв прийнятності організації для підписання Грантової угоди.

План гендерної рівності (Gender Equality Plan, GEP) повинен відповідати чотирьом обов’язковим вимогам:

• бути офіційним документом, підписаним керівництвом установи;
• бути оприлюдненим та доступним на його вебсайті;
• для його реалізації мають бути передбачені ресурси;
• включати положення про збір та обробку даних для контролю за їх виконанням.

Переклад документа на англійську мову не є обов’язковим.

Ні, паритет не є критерієм прийнятності пропозицій, але бажано враховувати гендерний аспект у вашому проєкті.

Для початку слід ознайомитися з Настановою про План гендерної рівності для Програми «Горизонт Європа», розробленої Єврокомісією.

Єдиного встановленого шаблону GEP наразі немає, зважаючи на різноманітність та унікальність численних проєктів. Разом із тим, з Рамковою програмою «Горизонт 2020» було профінансовано проєкт EQUAL4EUROPE, у межах якого було розроблено шаблон Плану гендерної рівності, з яким можна ознайомитися в разі потреби.

Усі документи на конкурси Програми складаються та подаються англійською мовою і не вимагають перекладу українською.

Перш ніж почати процедуру відновлення та призначення нової LEAR-особи (далі – LEAR), особа, яка буде проводити відновлення, та майбутня LEAR повинні мати особистий акаунт (обліковий запис) на порталі Європейської комісії. У разі його відсутності потрібно створити та активувати особистий обліковий запис (EU Login) для можливості успішного завершення процедури номінування.

Детально процедура відновлення та призначення нової LEAR розписана на сайті ЄК за посиланням LEAR Recovery.

Під час заміни LEAR система формує автоматично заповнений документ, який потрібно роздрукувати, підписати чорнильною або кульковою ручкою з чорнилом синього кольору, відсканувати та завантажити в систему.

Повний перелік документів, що потрібно завантажити:

• лист про призначення LEAR, роль і обов’язки LEAR (з датою та підписом законного представника та LEAR);
• декларація про згоду з Умовами використання порталу (з датою та підписом законного представника);
• копію офіційного дійсного документа, що посвідчує особу (ID-картка, паспорт) із фото та підписом:
  • законного представника організації;
  • призначеної LEAR;
• документи, що підтверджують повноваження законного представника.

Надані документи повинні:

• чітко вказувати роль / функцію особи в організації як законного представника;
• визначити та призначити особу (із зазначенням особистих даних), яка виконує цю конкретну роль / функцію.

Також додаємо документ для ознайомлення, що містить:

• приклад LEAR APPOINTMENT LETTER;
• ROLES AND DUTIES OF LEARS.

Рекомендовано після призначення LEAR призначити Адміністратора облікового запису (Account Administrator) для Вашої організації для уникнення подібних ситуацій у майбутньому.

Під витратами на одиницю (costs per unit) у детальній бюджетній таблиці мається на увазі вартість одиниці певної послуги чи товару. Якщо ми говоримо про вартість роботи залученого фахівця, то це вартість його роботи за місяць, яка обраховується відповідно до Фінансових правил Програми «Горизонт Європа». Якщо ж мова йде про товари чи послуги, то мається на увазі «сукупна» одиниця вартості такого товару чи послуги (вартість публікації однієї статті, проведення одного заходу, одного дослідження чи вартість одного відрядження).

Детально вартість такої «сукупної» одиниці, яка може містити вартість кількох категорій послуг чи товарів, розписується не у бюджетній таблиці, а в таблиці Підтвердження витрат (Cost Justification) безпосередньо у формі В проєктної заявки.

Приклад 1.  «Сукупна» одиниця вартості однієї поїздки в будь-яку країну ЄС складає: авіаквитки (розрахункова вартість 500 € на особу в обидва боки); проживання (середня тривалість поїздки в межах проєкту 4 дні/3 ночі – вартість готелю 150 € на 3 ночі = 450 €, добові – 4 х 120 € = 480 €). Участь у робочих засіданнях візьмуть 2 члени команди, «сукупна» вартість одиниці поїздки в межах проєкту буде складати 2860 € за одиницю поїздки.

Приклад 2:  Оцінка вартості розраховується шляхом множення вартості певного елемента («вартість за одиницю») на кількість разів, коли цей елемент потрібен («одиниці»). Приклад: дослідник із річними витратами 72 000 € працює над проєктом пів року. Для витрат на персонал 1 одиниця становить 1 людино-місяць. Отже, у цьому випадку вартість одиниці становить 6 000 € (72 000 / 12 місяців), а кількість одиниць – 6 (шість місяців). Тоді в детальній бюджетній таблиці буде відображено приблизні витрати на залучення цього дослідника як 36 000 € (6 000 x 6).

Із додатковою інформацією про «витрати на одиницю» можна ознайомитися в інструкції до таблиці бюджету одноразової суми в шаблоні Excel, доступному на Порталі фінансування та тендерів. «Одиниці» та «витрати на одиницю» в детальній таблиці одноразового бюджету не слід плутати з поняттям одиничних витрат у грантах ЄС. Для РП «Горизонт Європа» можливі одиничні витрати наведено в Загальних додатках робочої програми.

У РП «Горизонт Європа» прийнятні витрати на проєкт складаються з прямих і непрямих витрат.

Прямі витрати – витрати на персонал, витрати на відрядження або інші товари, роботи та послуги, безпосередньо пов’язані з реалізацією проєкту. Вони фінансуються на основі фактичних витрат або за різними фіксованими сумами.

Непрямі витрати («накладні витрати»), серед яких оренда офісу або операційні витрати, не пов’язані безпосередньо з проєктом, але необхідні для його реалізації. Вони фінансуються за фіксованою ставкою у розмірі 25% від прямих прийнятних витрат (за вирахуванням певних витрат, наприклад, витрати на субпідряд).

Приклад методики розрахунку: 100 € – прямі витрати, 25 € – непрямі витрати, разом прийнятні витрати складають 125 €.

Ставка фінансування проєкту (відшкодування прямих витрат на проєкт за рахунок ЄС) оголошується в умовах конкурсу і фіксується у підписаній Грантовій угоді.

Ставка фінансування для Діяльності з досліджень та інновацій (Research and Innovation Action (RIA) та Діяльності з координації та підтримки (Coordination and Support Action (CSA) становить 100% прийнятних витрат для всіх типів організацій.

Ставка фінансування для Інноваційної діяльності (Innovation Action (ІА) залежить від юридичного статусу організації. Ставка становить 70% для прибуткових юридичних осіб та 100% для неприбуткових юридичних осіб.

Визначення неприбуткових організацій, юридичних осіб, малих, середніх підприємств та суб’єктів інших організаційно-правових форм у РП «Горизонт Європа» наведені в  посібнику Європейської комісії «Правила перевірки юридичної особи, призначення LEAR та оцінки фінансової спроможності» (Rules for Legal Entity Validation, LEAR Appointment and Financial Capacity Assessment), стор. 5-12).

Попереднє фінансування Lump Sum грантів розраховується так само, як і для всіх грантів РП «Горизонт Європа». Це відсоток від єдиної суми, який залежить від кількості звітних періодів. Для проєктів з одним звітним періодом попереднє фінансування (авансовий платіж) зазвичай становить 80% одноразової суми. Для проєктів із двома або більше звітними періодами попереднє (авансове) фінансування зазвичай становить 160% середнього фінансування ЄС за звітний період (тобто одноразова сума / кількість періодів). Як і в інших грантах, невеликий відсоток одноразової суми зберігається як внесок до Механізму взаємного страхування. Розмір попереднього фінансування фіксується в Грантовій угоді. Координатор повинен розподілити його відповідно до Угоди консорціуму.

Якщо ваш проєкт реалізується, як описано в Грантовій угоді, одноразова сума буде виплачена в повному обсязі та може бути використана будь-яким способом. Те, як витрачаються кошти, залежить від внутрішніх домовленостей консорціуму, і ЄК буде стежити лише за тим, щоб проєкт виконувався згідно з угодою. Це інша та більш далекосяжна гнучкість, ніж бюджетна гнучкість грантів фактичної вартості.

Гнучкість бюджету в розумінні грантів із фактичною вартістю (Actual Cost Grants)  не застосовується, оскільки в грантах Lump Sum немає фактичних витрат. Таким чином, трансфер коштів між бюджетними категоріями – як у грантах із фактичною вартістю – не існує у проєктах із одноразовою оплатою.

Одноразові частки (Lump Sum Shares) можна передавати між бенефіціарами (тобто збільшення частки бенефіціара та зменшення частки іншого) та/або між робочими пакетами (збільшення частки, виділеної для одного пакету робіт, та зменшення частки іншого).

Такі трансфери коштів повинні бути обґрунтовані технічною реалізацією проєкту. Якщо консорціум бажає відобразити ці зміни в угоді про надання гранту, необхідно внести поправку, яка також призведе до оновленого Додатку 2. Це може бути корисно, наприклад, щоб переконатися, що фінансове зобов’язання відповідає фактичному розподілу одноразових часток між партнерами.

Ні, в рамках Програми «Горизонт Європа» це неможливо. Існує дві різні Типові грантові угоди (Model Grant Agreement, MGA) для грантів, що фінансуються за фактичними витратами (Actual Cost), і грантів, що фінансуються одноразово (Lump Sum), і жодна з них не передбачає обидві моделі фінансування. Якщо у тематиці (topic) зазначене одноразове фінансування, то кожен грант в рамках цієї тематики буде передбачати такий самий тип фінансування.

Правила призупинення виплат однакові для всіх грантів Програми «Горизонт Європа» (за винятком того, що прийнятність витрат не застосовується до lump sum грантів, тому вона не може бути причиною призупинення).

Орган, що надає грант, може в будь-який момент призупинити виплати повністю або частково для одного або декількох бенефіціарів, якщо вони не дотримуються положень Угоди (детальніше див. Статтю 28.1 Типової грантової угоди про lump sum гранти).

Якщо виплати призупиняються для одного або кількох бенефіціарів, орган, що надає грант, здійснює часткову виплату (виплати) за ту частину (частини), яку (які) не призупинено. Якщо призупинення стосується остаточного платежу, виплата (або відшкодування) суми, що залишилася після призупинення, вважатиметься платежем, який закриває проєкт.

Існує дві опції для встановлення обсягу Lump Sum фінансування:

Тип 1. У цьому випадку фіксована сума вказується Комісією в оголошенні про конкурс, і ваш бюджет повинен дорівнювати цій визначеній сумі. Заявки повинні описувати зусилля та ресурси, які заявники зобов’язуються спрямувати на мобілізацію цієї суми. Заявники повинні надати запропонований розподіл цієї суми на робочий пакет та на бенефіціара і афілійовану організацію.

Тип 2. У цьому разі заявники самі пропонують та обґрунтовують заявлену суму у своїй заявці, виходячи з оцінки прямих та непрямих витрат за проєктом. Заявники повинні надати детальний кошторис витрат і запропонувати розбивку одноразових платежів на пакет робіт, кожного бенефіціара (та афілійовану особу, якщо така є).

У всіх спільних грантах консорціум несе спільну відповідальність за реалізацію заходу. Якщо діяльність не здійснюється належним чином (тобто якщо вона не здійснюється так, як описано в грантовій угоді і відповідно до зобов’язань, передбачених у ній), грант може бути зменшений, і це може вплинути на всіх бенефіціарів.

У випадку Lump Sum грантів належна реалізація вимагає завершення заходів у кожному робочому пакеті. Якщо робочий пакет не виконано до кінця терміну дії, частка Lump Sum гранту для цього робочого пакету, як правило, зменшується пропорційно до обсягу невиконаних робіт.

Таким чином:

• у разі повного відхилення робочого пакету, бенефіціари, які беруть участь у цьому робочому пакеті, несуть відповідальність у розмірі їхньої одноразової частки в цьому робочому пакеті;
• у разі часткової відмови від виконання частини робіт (часткова оплата), відповідальність зменшується пропорційно;
• якщо тільки конкретний бенефіціар не виконав свою частину робіт, то буде відхилена тільки одноразова частка (частки) цього бенефіціара без зменшення одноразових часток інших бенефіціарів, які виконали свою частину робіт.

Для цього слід помножити запланований час (особа / місяць) на прогнозовану місячну вартість залученості кожної особи, яка буде здійснювати внесок у проєкт.

Як і у випадку з Програмою «Горизонт 2020», загальні правила нової програми передбачають відшкодування фактичних витрат. Однак, рухаючись у напрямі спрощення правил участі в Програмі, Єврокомісія  запровадила деякі нові функції. Зокрема, можна відзначити введення єдиного знаменника – 215 днів у році.

Також під час фінансового  звітування для оцінки часу персоналу, який працював над проектом, Комісія ввела унікальну формулу, яка множить добову ставку на час роботи над проєктом.

Ні, «табель обліку робочого часу» як такий не є обов’язковим для підтвердження витрат часу для персоналу у Програмі «Горизонт Європа».

Але організація має мати можливість обґрунтувати час залучених працівників чи еквівалентів у випадку аудиту. Це можна здійснити завдяки наступним інструментам:

• система обліку часу для організації (в тому числі, власне табель обліку робочого часу),
• щомісячні декларації (щомісячний звіт).

Так, деякі бонуси (премії) можуть бути прийнятними. Із детальнішою інформацією можна ознайомитися тут і тут.

Реєструвати проєкти в рамках Програми «Горизонт Європа» в МОН потрібно.

Відповідно до п. 3 Порядку реєстрації міжнародних науково-технічних програм і проектів, що виконуються в рамках міжнародного науково-технічного співробітництва українськими вченими, а також грантів, що надаються в рамках такого співробітництва, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України № 1507 від 20.11.2017 (далі – Наказ № 1507), державній реєстрації підлягають міжнародно-технічні програми і проекти, які виконують суб’єкти наукової і науково-технічної діяльності України та щодо яких можуть застосовуватися положення частин восьмої, дев’ятої статті 66 Закону України «Про наукову і науково-технічну діяльність».

Згідно з п. 5 наказу МОН № 1507  встановлено, що «технічну обробку документів, пов’язаних із підготовкою Міжнародно-технічних програм і проєктів до реєстрації, ведення Реєстру здійснює Український інститут науково-технічної експертизи та інформації (далі – УкрІНТЕІ)».

Детальна інформація щодо порядку реєстрації, переліку необхідних документів та строків опрацювання можна знайти за посиланням.

Першим кроком є підготовка та подання пакету документів до УкрІНТЕІ для здійснення експертизи. Після опрацювання УкрІНТЕІ у встановлений строк надсилає пакет документів до Міністерства освіти і науки України (далі – Реєстратор) для розгляду та прийняття рішення щодо державної реєстрації. Реєстратор протягом визначеного строку із дати надходження документів від УкрІНТЕІ приймає рішення щодо державної реєстрації та видає відповідний наказ для затвердження проєкту.

Міжнародний науковий проєкт у рамках Програми «Горизонт Європа» за наявності підстав також може підлягати державній реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України. Постанова Кабінету Міністрів України № 153 від 15 лютого 2002 року (далі – Постанова) встановлює підстави та процедуру для державної реєстрації проєкту як міжнародної технічної допомоги. Зазвичай державна реєстрація здійснюється, якщо бенефіціарами проєкту є державні органи, як визначено у ст. 2 Постанови.

Реєстрація проєкту також може відбуватися для реалізації права на застосування передбачених законодавством та міжнародними договорами України пільг, привілеїв, імунітетів. Секретаріат Кабінету Міністрів України здійснює  державну реєстрацію, моніторинг проєктів, акредитацію виконавців тощо. Державна реєстрація проєкту є безкоштовною. Варто враховувати, що відповідальним за реєстрацію проєкту є національний координатор, який організовує звітування щодо досягнутих результатів протягом всього терміну дії проєкту за встановленою формою поточного та заключного моніторингу згідно з Додатком 3 до Постанови.

Так, українські претенденти можуть зареєструвати свій профіль у базі даних експертів та бути залученими в процес оцінки проєктів.

Однак реєстрація не означає автоматичного підписання контракту з кандидатом та його залучення до процесу оцінки проєктних заявок, самих проєктів чи іншої діяльності. Після реєстрації кандидат потрапляє до бази експертів, з якої Європейська комісія залучає експертів по мірі необхідності.

Детальну інформацію щодо реєстрації можна знайти за цим посиланням.

Якщо ваш профіль буде обрано із бази, потрібно буде завантажити туди копії документів, що посвідчують особу. Такими документами можуть бути ID-картка, паспорт, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, посвідка на постійне або тимчасове проживання, тощо)

Для цього обов’язково потрібно мати рахунок в банку, який слід зареєструвати  – My Expert Area / Bank account. Після цього Комісія його перевірить та валідує і туди зможуть надходити ваші кошти. Детальніше про це за цим посиланням.

Іншого способу розрахунку за послуги експерта не передбачено, тому у випадку, якщо з кандидатом було підписано договір на надання експертних послуг, йому обов’язково потрібно відкрити рахунок в банку та верифікувати його відповідно до процедури.

Більше відомостей за посиланням IT HOW TO.

Так, якщо ви на пенсії, то ви теж можете зареєструватися як експерт. Але при цьому враховуйте можливі особливості національного податкового законодавства та законодавства про соціальне страхування.

Очікується, що експерти мають володіти мовними навичками, необхідними для читання та розуміння проєктних заявок та/або проектних звітів мовою, якою вони подані.

Гарне знання англійської є абсолютно необхідним, а задовільні знання інших європейських мов також вітаються.

В оголошенні конкурсу про залучення експертів це викладено в такій формі: «Дуже хороші мовні навички (зокрема англійською мовою) є обов’язковими».

Ви можете зареєструватися в базі за власною ініціативою. Бути рекомендованим організацією не обов’язково. Особливих переваг для експертів, рекомендованих або запропонованих організацією, також немає.