Роз’яснення щодо участі українських організацій у конкурсах Програми «Горизонт Європа» з фінансуванням за схемою Lump Sum
«Офіс Горизонт Європа в Україні» НФДУ продовжує надавати роз’яснення щодо різних аспектів участі українських організацій у конкурсах Програми «Горизонт Європа». Цього разу мова йде про конкурси з фінансуванням за схемою Lump Sum. Вона впроваджена Європейською комісією з метою спрощення процедур управління проєктами та зменшення адміністративного навантаження на бенефіціарів.
Схема Lump Sum передбачає виплату фіксованої суми гранту за виконання завдань, передбачених у робочому пакеті, незалежно від фактичних витрат, понесених бенефіціаром у рамках реалізації проєкту. Такий підхід спрощує звітність, адже від бенефіціара не вимагається деталізоване підтвердження витрат, а достатньо підтвердити виконання запланованих результатів і дотримання цілей грантової угоди.
Важливим є те, що Європейська комісія планує розширити застосування грантів за схемою Lump Sum, а саме: щоб до 2027 року приблизно 50% бюджету Програми «Горизонт Європа» фінансувалося саме за цією моделлю. Слід зауважити, що модель відшкодування витрат зазначається у конкурсній заявці і не може бути вільно вибрана заявниками.
Наразі, за винятком ERC Proof of Concept, усі конкурси Програми за схемою фінансування Lump Sum є другого типу (Type 2). Тож нижче подаємо детальний опис процедури підготовки бюджету саме за цим типом, у рамках якого відповідно до стандартної практики Європейської комісії бенефіціар вільно визначає загальну суму гранту, оцінюючи прямі витрати проєкту, до яких додається 25% для покриття непрямих витрат.
Отже, особливістю моделі Lump Sum є те, що при поданні заявки необхідно надати детальний розрахунок прогнозованих витрат за всіма категоріями бюджету. Для цього використовується бюджетна таблиця Lump Sum (Lump Sum Budget Table), яку завантажують зі сторінки вибраного конкурсу. У таблиці вказуються прогнозовані витрати за кожною категорією для кожного бенефіціара та кожного окремо робочого пакета. Застосовуються ті самі категорії витрат (витрати на персонал, субконтракт, витрати на закупівлі тощо) та структура виплат (попереднє фінансування, проміжний та фінальний платежі).
Розрахунок витрат має бути наближеним до фактичних витрат та відповідати таким вимогам:
- дотримання загальних правил прийнятності витрат;
- відповідність звичайним практикам організації-заявника;
- витрати повинні бути розумними та не надмірними;
- повинні відповідати запропонованим заходам і бути необхідними для їх реалізації.
Оцінювання таких пропозицій відбувається за тими ж критеріями, що й для звичайних проєктів Програми: «excellence» (досконалість), «impact» (вплив) і «quality and efficiency of the implementation» (якість та ефективність реалізації). Експерти оцінюють, наскільки обґрунтованими є запропоновані ресурси та розподіл завдань і чи забезпечують вони досягнення цілей проєкту.
Витрати на персонал у проєктах з фінансуванням за схемою Lump Sum розраховуються на основі категорій персоналу (дослідники, технічні спеціалісти, адміністративний персонал тощо) та необхідної кількості людино-місяців для виконання кожного завдання. У цій моделі не потрібно подавати табелі обліку робочого часу, однак прогноз витрат має бути точним, щоб забезпечити виконання завдань у межах фіксованої суми гранту.
У бюджетній таблиці Lump Sum витрати на персонал зазначаються у вигляді пунктів (items), де 1 пункт відповідає 1 людино-місяцю. Якщо працівник залучений повний календарний місяць на повну зайнятість, це відповідає 1 людино-місяцю, якщо частково – це відображається як пропорційна частина людино-місяця на підставі реалістичної оцінки часу.
Фіксованих стандартних ставок оплати праці за цим типом фінансування не передбачено, бюджет формується на основі оцінок заявника та внутрішніх практик організації. Водночас слід враховувати, що для оцінки обґрунтованості витрат на персонал експерти використовують спеціальний інструмент Dashboard for Lump Sum Evaluations, який містить дані про середні витрати на персонал у вже профінансованих грантах Програми «Горизонт Європа» та слугує орієнтиром для перевірки того, чи відповідають подані аплікантами суми ринковим та історичним даним і чи не є вони завищеними, тому заявникам рекомендується використовувати цей інструмент під час розрахунку бюджету.
У моделі Lump Sum звітність значно спрощена. Бенефіціару не потрібно надавати підтвердні документи про фактичні витрати. Фінансування здійснюється на основі заздалегідь погодженої суми, а контроль здійснюється за отриманими результатами. Потрібно лише продемонструвати, що заплановані заходи дійсно були виконані у повному обсязі, тобто що завдання робочих пакетів реалізовані, заходи проведені, цілі та проміжні результати досягнуті відповідно до опису дій у грантовій угоді.
Детальні інструкції та додаткову інформацію щодо Lump Sum можна знайти на спеціальній сторінці порталу ЄС фінансування і тендерів, присвяченому цьому типу фінансування. Там розміщені шаблони бюджетних таблиць, пояснення щодо категорій витрат та інструменти для оцінки витрат на персонал. Також нагадуємо, що 2 жовтня 2025 року відбувся вебінар «Фінансування за схемою “Lump Sum” у Програмі “Горизонт Європа”: як це працює і як написати проєктну пропозицію», запис події ви знайдете тут.
Також додаємо інші корисні джерела: