Більшість проєктів, що фінансуються ЄС, є спільними проєктами з організаціями з різних країн ЄС або асоційованих країн, організованими у формі консорціуму, яким керує координатор проєкту. Якщо грант присуджено, підписується контракт, який називається «грантова угода», і можна починати реалізацію проєкту. На кожному етапі проекту надаються інструкції у вигляді шаблонів звітності та термінів, яких необхідно дотримуватися впродовж усього проєкту. Знайдіть інформацію про різні етапи управління проєктом.

Підписання грантової угоди

Після того, як заявка проходить етап оцінки, заявники отримують повідомлення про результат. Якщо грант буде присуджено, вам буде запропоновано підписати детальний контракт, який називається «грантова угода». На цьому етапі вам, як заявнику, можливо, доведеться виконати кілька кроків:

• надати додаткові юридичні та адміністративні деталі, які не були включені до пропозиції;
• бути готовими внести зміни до вашої пропозиції, як зазначено у звіті про оцінку, якщо це можливо.

Вимоги до звітності, результатів та наочності

Щоб переконатися, що ваш проєкт виконується відповідно до узгоджених стандартів і термінів, необхідно врахувати кілька кроків:

• звітність – ви повинні регулярно подавати технічні та фінансові звіти до Комісії або контрактного уповноваженого представника
• результати – залежно від проєкту, можливо, вам доведеться подати конкретні результати (загальну інформацію, спеціальний звіт, брошуру з технічними схемами, списки, програмні етапи тощо), які були визначені в грантовій угоді
• інформувати про результати вашого проєкту – ефективна комунікація також є важливою складовою успішних проєктів і програм співпраці, що фінансуються ЄС. Ви повинні планувати комунікаційні заходи з самого початку вашої діяльності, що фінансується ЄС – існують певні вимоги до візуалізації та комунікації, яких слід дотримуватися в залежності від вашої програми або проєкту.

Вимоги до комунікації

Моніторинг, перевірки, аудити та оцінки

Комісія здійснюватиме моніторинг реалізації вашого проєкту (під час або після його завершення), щоб забезпечити його відповідність грантовій угоді. Грантова угода визначає, які заходи будуть здійснюватися, тривалість проекту, загальний бюджет, ставки та витрати, внесок бюджету ЄС, усі права та обов’язки тощо.

Процес перевірок, аудитів та оцінок залежить від вашого гранту та проєкту і може включати:

• фінансовий аудит ваших рахунків як бенефіціара для перевірки понесених прийнятних витрат;
• перевірку належного виконання заходів відповідно до грантової угоди, включаючи оцінку відповідності результатів і звітів опису та робочому плану.

Внесення змін до грантових угод

Іноді може виникнути потреба внести зміни до вашої грантової угоди. Причини внесення змін можуть бути найрізноманітнішими. Вони можуть відображати необхідність адаптації до мінливих умов реалізації заходу/робочої програми (наприклад, зміна початково передбаченого бюджету, подовження періоду реалізації заходу тощо). Вони також можуть включати зміни, пов’язані з самим бенефіціаром (наприклад, зміни юридичного статусу, адреси, банківського рахунку, законного представника бенефіціара).

Зміни до грантових угод можуть вноситися лише в письмовій формі. Зміни набувають чинності з дати, коли їх підписує остання сторона, або з дати затвердження запиту на внесення змін. В останньому випадку зміни набувають чинності з дати, узгодженої сторонами.

З міркувань правової визначеності та рівного ставлення, загальні умови грантової угоди або рішення про надання гранту повинні залишатися незмінними. Ці умови зазвичай публікуються разом з оголошенням про конкурс.

Право власності на результати

Відповідно до грантових угод, якщо не вказано інше, результати проєкту залишаються власністю бенефіціарів. Однак Європейській Комісії надаються права на використання результатів та досягнень проєкту – всі умови використання та повторного використання зазначаються в грантовій угоді.

«Результати» означає будь-який матеріальний або нематеріальний ефект діяльності, такий як дані, ноу-хау або інформація, незалежно від їхньої форми або характеру, чи можуть вони бути захищені, а також будь-які права, пов’язані з ними, включаючи права інтелектуальної власності.

Ведення записів

Важливо вести записи та іншу супровідну документацію, щоб довести, що ваш проєкт був належним чином керований і реалізований. Це включає ведення записів про прийнятні витрати та відповідні рахунки.

Виплата гранту

Гранти зазвичай виплачуються кількома платежами протягом тривалості проєкту. Після підписання грантової угоди ви отримаєте авансовий платіж, за яким можуть слідувати один або кілька проміжних платежів. Остаточний платіж ви отримаєте після завершення проєкту.

Проміжні та остаточні платежі здійснюються залежно від результатів проєкту. Важливо звітувати про процес виконання вашого проєкту відповідно до графіка звітності, визначеного в грантовій угоді.