Європейська Комісія публікує конкурсні пропозиції на основі робочих програм «Горизонт Європа». Усі робочі пакети (РП) були доступні на порталі «Фінансування та тендери» (Funding and Tenders Portal) разом із іншими необхідними документами для пакета заявок, включаючи загальні вимоги, інструкції, законодавчі документи, шаблони та бюджетні моделі для кожної програми. Конкурсні заявки згруповані за тематичними напрямами – так званими «destinations». Напрями (destinations) базуються на пріоритетах політики ЄС і бажаному впливі фінансування ЄС.

Підготовка якісної проєктної пропозиції є найважливішим кроком для вашого проєкту в рамках Програми «Горизонт Європа». Для оптимізації вашої підготовки рекомендовано розпочати розроблення проєктної пропозиції за 8-12 місяців до кінцевого терміну подання заявок.

Після того, як ви розробили свою концепцію і знайшли перших партнерів, рекомендується зареєструватися на Порталі фінансування та тендерів, створивши обліковий запис EU Login. Після цього ви можете розпочинати написання заявки.

Рекомендовано виділити щонайменше два місяці на фазу написання пропозиції з додатковим тижнем, виділеним на вичитування.

Розроблення проєктної заявки Рамкової програми «Горизонт Європа» включає схематичний робочий план, який уточнює структуру проєкту. Одним з інструментів, який можна розглянути для цієї мети, є «діаграма Ганта», яка дозволяє визначити розбивку завдань і встановити важливі терміни.

У тексті визнаються різні етапи заповнення форми заявки, включаючи складання, редагування та адміністративні процедури. У ньому також підкреслюється важливість ідентифікації підписантів і завантаження заявки. Важливо зауважити, що терміни можуть відрізнятися залежно від установи. У деяких випадках для підтвердження певних аспектів заявки може знадобитися фінансова чи юридична послуга. Координатори можуть розглянути можливість використання традиційних офісних інструментів, таких як Excel або програмне забезпечення для управління проєктами, щоб полегшити процес планування.

Початковий етап розроблення проєкту передбачає створення аркуша проєкту. Цей документ описує проєкт і пов’язує його з темами, запропонованими Європейською Комісією (ЄК). Метою цього «флагманського» документа є сприяння спілкуванню з керівниками програми та національними контактними особами, щоб ефективно позиціонувати проєкт.

У той же час варто зібрати членів консорціуму разом, щоб розділити різні операційні завдання та елементи бюджету після підписання угоди про конфіденційність. Перша версія заявки має бути готова приблизно через сім тижнів. Це дасть можливість у разі необхідності внести зміни, а також адаптувати пропозицію до вимог ЄК. Цей розподіл часу дає можливість для редагування, в ідеалі третьою стороною, яка не бере участі в процесі написання. Мета полягає в тому, щоб отримати зовнішню думку перед експертами відбору: незалежний редактор швидше помітить непояснені абревіатури чи методологічні помилки.

Проєктна пропозиція складається з двох частин. Частина А заповнюється безпосередньо в системі подання та містить адміністративну інформацію про заявників, проєкт та бюджет. Частина Б, так звана технічна частина заявки, зазвичай поділяється на три розділи: досконалість, вплив і якість та ефективність реалізації.

Примітка. Для частини Б заявникам необхідно завантажити PDF-документ, використовуючи шаблони, надані в системі подання для конкретного конкурсу (call) або теми (topic).

Частина Б повинна містити пояснення передумов і цілей проєкту, а також демонстрацію того, як ці цілі будуть досягнуті в наступних трьох розділах.

1. «Досконалість» (англ. Excellence). Цей розділ має на меті роз’яснити цілі проєкту та їхню відповідність. Важливо продемонструвати, що запропонована робота є амбітною та виходить за рамки поточного рівня техніки. Запропонована методологія, включно з основними концепціями, моделями та припущеннями, має бути підтверджена.

Крім того, у проєкті застосовуватимуться міждисциплінарні підходи та враховуватиметься гендерна проблематика у змісті досліджень та інноваціях. Пропозиція має підкреслити впровадження відкритих наукових практик, таких як обмін і управління результатами досліджень, і, якщо це можливо, участь громадян, суспільства та кінцевих користувачів. Варто зазначити, що ці оцінки будуть неупередженими та чітко позначені як такі. (Розділ «Досконалість» лише для Європейської дослідницької ради ( англ. ERC)).

2. «Вплив» (англ. Impact). У цьому розділі йдеться про надійність методів і процедур, які будуть використовуватися для досягнення очікуваних результатів і впливу, зазначених у робочій програмі. Це також свідчить про високу правдоподібність оціненого масштабу та значущості внеску проєкту.

Розділ «Вплив» має на меті продемонструвати, як ваш проєкт може сприяти досягненню результатів і впливу, описаних у РП (новий підхід до впливу: шляхи ключового впливу у Програмі «Горизонт Європа» (англ. KIPs)). Важливо підкреслити ефективність і якість заходів, які застосовуються для максимізації очікуваних результатів і впливу, як зазначено в плані розповсюдження та використання (англ. D&E), включаючи комунікаційні заходи.

3. «Реалізація» (англ. Implementation). Цей розділ має продемонструвати якість та ефективність плану роботи та оцінки ризиків. Він має містити детальну інформацію про відповідність зусиль і ресурсів, виділених на робочі пакети. Необхідно підкреслити роль і потенціал кожного учасника, а також описати, в якій мірі консорціум  може надати необхідний досвід.

Примітка. Важливо переконатися, що запропонована робота у проєктній заявці відповідає темі робочої програми, яку ви вибрали. Однією з поширених помилок, яка може статися під час написання проєктної заявки, є надмірна зосередженість на розділі «Реалізація», надаючи детальні плани роботи, ігноруючи розділи «Досконалість» і «Вплив». Тому вкрай важливо, щоб Частина Б пояснювала, чому проєкт заслуговує на фінансування та як він узгоджується з цілями програми в цілому.

Існує суттєве скорочення максимальної кількості сторінок проєктної пропозиції у Рамковій програмі «Горизонт Європа» (винятки, якщо такі є, зазначені в конкурсі):

• типи дій «дослідження та інноваційна діяльність» (англ. RIA) та «інноваційна діяльність» (англ. IA): обмеження для повної заявки становить 45 сторінок;
• «координація та допомога» (англ. CSA): до 30 сторінок;
• «пропозиції першого етапу»: до 10 сторінок;
• «Європейська рада з інновацій Pathfinder» (англ. EIC Pathfinder): обмеження становить 17 сторінок.

У кожній проєктній заявці також вказується, чи відбувається оцінка як одноетапний чи двоетапний процес. У разі одноетапної оцінки консорціум має подати повну заявку відразу; у випадку першого етапу двоетапної оцінки консорціум подає скорочену версію пропозиції.

Заявки необхідно подати до кінцевого терміну конкурсу на порталі «Фінансування та тендери».